Comment utiliser la fonction de validation des données dans Excel ?
Salut! Je suis fournisseur de bureau et je sais à quel point il est important de tirer le meilleur parti des outils que nous utilisons au quotidien. Excel est un outil souvent sous-utilisé au bureau. Aujourd'hui, je vais vous expliquer comment utiliser la fonctionnalité de validation des données dans Excel. C'est un outil très pratique qui peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter des maux de tête lors de la saisie de données.
Qu’est-ce que la validation des données dans Excel ?
La validation des données dans Excel est comme un petit gardien de votre feuille de calcul. Il vous permet de définir des règles concernant le type de données pouvant être saisies dans une cellule ou une plage de cellules. Cela signifie que vous pouvez empêcher les utilisateurs de saisir des données incorrectes ou incohérentes, ce qui est très important lorsque vous travaillez avec de grands ensembles de données.
Supposons que vous créiez une feuille de calcul pour suivre les jours de vacances des employés. Vous ne voulez pas que quelqu'un saisisse accidentellement un nombre de jours négatif ou une valeur non numérique. La validation des données peut vous aider à garantir que seuls les nombres positifs soient saisis dans la colonne « Jours de vacances ».
Comment accéder à la validation des données
Tout d’abord, vous devez savoir où trouver la fonctionnalité de validation des données. C'est assez facile à localiser. Sélectionnez simplement la cellule ou la plage de cellules où vous souhaitez appliquer la validation. Ensuite, rendez-vous sur l'onglet "Données" du ruban Excel. Dans le groupe « Outils de données », vous verrez le bouton « Validation des données ». Cliquez dessus et une boîte de dialogue apparaîtra.
Configuration des règles de validation des données de base
La boîte de dialogue Validation des données comporte quelques onglets, mais le principal avec lequel vous travaillerez est l'onglet « Paramètres ». Ici, vous pouvez choisir le type de règle de validation que vous souhaitez appliquer.
Nombres entiers
Revenons à notre exemple de jours de vacances des employés. Si vous souhaitez autoriser uniquement les nombres entiers compris entre 0 et 30 (en supposant un maximum de 30 jours de vacances par an), voici ce que vous faites. Dans l'onglet « Paramètres », sous « Autoriser », sélectionnez « Nombre entier ». Ensuite, définissez les « Données » sur « entre ». Dans le champ "Minimum", saisissez 0 et dans le champ "Maximum", saisissez 30. Cliquez sur "OK" et le tour est joué. Désormais, si quelqu'un essaie de saisir un nombre non entier ou un nombre en dehors de cette plage, Excel affichera un message d'erreur.
Nombres décimaux
Si vous traitez des données nécessitant des nombres décimaux, comme les chiffres de ventes, vous pouvez utiliser l'option « Décimal ». Vous pouvez définir le même type de règles que pour les nombres entiers, comme une valeur minimale et maximale.
Listes
Les listes sont un autre type de validation de données très utile. Supposons que vous disposiez d'une colonne pour les services des employés et que vous souhaitiez vous assurer que seuls les noms de service valides sont saisis. Vous pouvez créer une liste de noms de départements (par exemple, « RH », « Finance », « Ventes ») et l'utiliser comme règle de validation.
Dans l'onglet "Paramètres", sélectionnez "Liste" sous "Autoriser". Ensuite, dans le champ « Source », vous pouvez soit saisir les éléments de la liste séparés par des virgules (par exemple, « RH, Finance, Ventes »), soit sélectionner une plage de cellules dans laquelle vous avez déjà répertorié les noms des départements. Désormais, lorsqu'un utilisateur clique sur la cellule, une flèche déroulante apparaît et il peut sélectionner dans la liste.
Personnalisation des messages d'erreur
Lorsque quelqu'un tente de saisir des données non valides, Excel affiche un message d'erreur par défaut. Mais vous pouvez personnaliser ces messages pour les rendre plus conviviaux.
Revenez à la boîte de dialogue Validation des données et cliquez sur l'onglet "Alerte d'erreur". Vous pouvez modifier le titre et le texte du message d'erreur. Par exemple, au lieu du message par défaut, vous pouvez écrire quelque chose comme « Oups ! Veuillez saisir un nombre compris entre 0 et 30 pour les jours de vacances ». Vous pouvez également choisir le style de l'alerte, comme « Stop », « Avertissement » ou « Information ».
Messages d'entrée
En plus des messages d'erreur, vous pouvez configurer des messages d'entrée. Ce sont des messages qui apparaissent lorsqu'un utilisateur sélectionne une cellule avec validation des données. C'est un excellent moyen de donner aux utilisateurs une idée du type de données attendues.
Cliquez sur l'onglet "Message d'entrée" dans la boîte de dialogue Validation des données. Saisissez un titre et un message. Pour notre exemple de jours de vacances, vous pouvez écrire « Entrez le nombre de jours de vacances (0 à 30) » comme message.
Utiliser la validation des données avec des formules
Vous pouvez également utiliser des formules dans la validation des données. Supposons que vous disposiez d'une feuille de calcul dans laquelle la colonne "Remise" doit toujours être inférieure d'un pourcentage à la colonne "Marquage". Vous pouvez utiliser une formule pour appliquer cette règle.
Dans la boîte de dialogue Validation des données, sélectionnez « Personnalisé » sous « Autoriser ». Ensuite, dans le champ "Formule", saisissez une formule comme=B2>A2, où A2 est la cellule avec la « Remise » et B2 est la cellule avec la « Majoration ». Cette formule vérifie si la majoration est supérieure à la remise. Si la formule renvoieVRAI, les données sont valides ; si ça revientFAUX, les données sont invalides.
Applications pratiques dans un environnement de bureau
En tant que fournisseur de bureau, j'ai pu constater à quel point la validation des données peut faire une grande différence dans diverses tâches de bureau.
Gestion des stocks
Lors de la gestion des stocks, vous pouvez utiliser la validation des données pour vous assurer que la quantité d'articles en stock est toujours un nombre positif. Vous pouvez également utiliser des listes pour vous assurer que seuls les noms de produits valides sont saisis. Cela permet de tenir des registres précis et d'éviter les erreurs d'inventaire.
Gestion de projet
Dans les feuilles de calcul de gestion de projet, la validation des données peut être utilisée pour garantir que les dates de début et de fin sont correctement saisies. Par exemple, vous pouvez définir une règle selon laquelle la date de fin doit être postérieure à la date de début.
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Conclusion
La validation des données dans Excel est une fonctionnalité puissante qui peut réellement rationaliser les processus de saisie de données de votre bureau. Il aide à maintenir l'exactitude des données, à réduire les erreurs et à rendre vos feuilles de calcul plus conviviales. Que vous gériez les dossiers des employés, l'inventaire ou les projets, la validation des données est un outil que vous devez absolument commencer à utiliser.
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Références
- Aide et support Microsoft Excel
- Diverses ressources de formation et blogs Excel